“Azərbaycan Respublikasının Vergilər Nazirliyinin Asan Sertifikat Xidmətləri Mərkəzinin fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin saxlanması Qaydaları”nın təsdiq edilməsi barədə
“Vergilər Nazirliyinin Asan Sertifikat Xidmətləri Mərkəzinin fəaliyyəti ilə bağlı arxiv işinin təşkili haqqında” vergilər nazirinin birinci müavininin 30 iyul 2013-cü il tarixli 1317040100862900 nömrəli əmrinin 1-ci bəndi ilə müvafiq vergi orqanlarına ASXM-in fəaliyyəti ilə bağlı arxiv işinin təşkil edilməsi məqsədi ilə vergi orqanının inzibati binasında arxiv otaqlarının təşkil edilməsi tapşırılmışdır.
Eyni zamanda həmin əmrin 2-ci bəndi ilə ASXM-in fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin saxlanılması qaydalarının hazırlanması ilə bağlı müvafiq tapşırıqlar verilmişdir.
Qeyd edilənləri nəzərə alaraq, “Azərbaycan Respublikasının Vergilər Nazirliyi haqqında Əsasnamə”nin 15.1-ci və 15.11-ci bəndlərini və vergilər nazirinin 05.08.2013-cü il tarixli 1317040100879500 nömrəli əmrini rəhbər tutaraq
1. “Azərbaycan Respublikasının Vergilər Nazirliyinin Asan Sertifikat Xidmətləri Mərkəzinin fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin saxlanması Qaydaları” təsdiq edilsin (əlavə olunur).
2. Naxçıvan Muxtar Respublikasının vergilər nazirinə tövsiyə edilsin və Bakı şəhəri Vergilər Departamentinin, Ərazi Vergilər departamentlərinin və Ərazi Vergilər idarələrinin rəislərinə tapşırılsın ki, bu əmrlə təsdiq edilmiş Qaydaların tələblərinə əməl edilməsinə nəzarəti təmin etsinlər.
3. Əmrin icrasına nəzarəti öz üzərimdə saxlayıram.
Əsas: Vergilər nazirinin birinci müavininin 30 iyul 2013-cü il tarixli 1317040100862900 nömrəli əmri.
Vergilər nazirinin birinci müavini
3-cü dərəcəli dövlət vergi xidməti müşaviri
Natiq Əmirov
Azərbaycan Respublikasının Vergilər Nazirliyinin 07 avqust 2013-cü il
tarixli 1317040100891300 nömrəli Əmri ilə təsdiq edilmişdir
Azərbaycan Respublikasının Vergilər Nazirliyinin Asan Sertifikat Xidmətləri Mərkəzinin fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin saxlanması
Qaydaları
Azərbaycan Respublikasının İqtisadiyyat Nazirliyi yanında Dövlət Vergi Xidmətinin Asan Sertifikat Xidmətləri Mərkəzinin fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin saxlanması
Qaydaları
1. Ümumi müddəalar
1.1. Bu Qaydalar Azərbaycan Respublikasının Vergilər Nazirliyinin Asan Sertifikat Xidmətləri Mərkəzinin (ASXM) fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin Naxçıvan MR Vergilər Nazirliyində, Bakı şəhəri Vergilər Departamentində, Ərazi Vergilər departamentləri və idarələrində saxlanılması və istifadə edilməsini müəyyən edir.
Bu Qaydalar Azərbaycan Respublikasının İqtisadiyyat Nazirliyi yanında Dövlət Vergi Xidmətinin Asan Sertifikat Xidmətləri Mərkəzinin (ASXM) fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin (rəqəmsal əl imzası və (və ya) gücləndirilmiş elektron imza ilə təsdiq olunmuş sənədlər, Ədliyyə Nazirliyinin müvafiq proqram təminatı vasitəsi ilə həqiqiliyi yoxlanılmış barkoda və (və ya) QR-koda malik etibarnamələrin, “Mobil notariat” tətbiqi vasitəsi ilə elektron qaydada rəsmiləşdirilmiş etibarnamələr istisna olmaqla) Naxçıvan MR Dövlət Vergi Xidmətində, İqtisadiyyat Nazirliyi yanında Dövlət Vergi Xidmətinin Bakı şəhəri Kiçik Sahibkarlıqla İş üzrə Baş İdarəsində, İqtisadiyyat Nazirliyi yanında Dövlət Vergi Xidmətinin Milli Gəlirlər Baş İdarəsində, Ərazi Vergilər Baş İdarələrində və Ərazi Vergilər İdarələrində, Rayon Vergilər Şöbələrində saxlanılması və istifadə edilməsini müəyyən edir.
1.2. ASXM-in fəaliyyəti ilə bağlı sənədlər – elektron imza üçün sertifikat əldə etmək məqsədi ilə müraciət edən şəxslərin təqdim etdikləri ərizələr, müvafiq etibarnamələr, şəxsiyyəti təsdiq edən sənədlərin surətləri, müqavilələr, sertifikatlar, sertifikatın hüquqi qüvvəsinin dayandırılması, bərpa edilməsi və ləğv olunması haqqında sənədlər, qeydiyyat jurnalları hesab edilir.
1.3. Arxiv otağı - ASXM-in fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin saxlanıldığı yerdir.
1.4. Arxiv otağına məsul şəxs - ASXM-in fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin arxiv otağında saxlanılmasına cavabdeh şəxsdir.
2. Arxiv otağına dair ümumi tələblər
2.1.Vergi orqanlarında ASXM-in fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin saxlanıldığı arxiv otağı geniş, işıqlı, havası dəyişdirilə bilən və quru olmalıdır.
2.2.Arxiv otağına kənar şəxslərin daxil olmasına qadağa qoyulmalı və yanğından təhlükəsizliyi təmin edilməlidir.
2.3. Arxiv otağı kimi iki və ya daha çox otaqdan istifadə edildikdə, bu otaqlardan yalnız birində giriş qapısı saxlanılmalıdır. Bu otaqlardan birindən digərinə keçid otaqlar arasındakı divardan açılmış keçidlər vasitəsi ilə olmalıdır.
2.4. Arxiv otağının pəncərələri dəmir barmaqlıqlarla haşiyələnməlidir. Arxiv otağına giriş üçün dəhlizdən seyf qıfıllı dəmir qapı qoyulmalıdır.
2.5. Arxiv otağı ASXM-in fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin yerləşdirilməsi üçün xüsusi rəflərlə təchiz edilməlidir. Qeydiyyat jurnalları və digər sənədlər ayrı-ayrı rəflərdə saxlanılmalıdır. Qeydiyyat jurnalları nömrə ardıcıllığına əsasən, digər sənədlər isə yalnız bir cərgədə düzülməklə yerləşdirilməlidir.
2.6. Arxiv otağı kimi bir-birinə bitişik olmayan iki və ya daha çox otaqdan istifadə olunduqda, bu Qaydaların 2.3-cü bəndində nəzərdə tutulmuş tələblər istisna olmaqla, arxiv otağına dair digər tələblərə əməl olunmalıdır.
2.7. Arxiv otağı skaner və sənədlərin kserosurətini çıxaran (ksereks) aparatla təchiz edilməlidir.
2.8. Arxiv otağı siqnalizasiya sistemi, mühafizə xidmətinə birləşdirilmiş fasiləsiz çəkiliş kameraları, havanın rütubətliliyini və temperaturunu göstərən cihazla təchiz edilməlidir.
3. ASXM-in fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərə dair ümumi tələblər
3.1. ASXM-in fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin (qeydiyyat jurnalları, rəqəmsal əl imzası və (və ya) gücləndirilmiş elektron imza ilə təsdiq olunmuş sənədlər, Ədliyyə Nazirliyinin müvafiq proqram təminatı vasitəsi ilə həqiqiliyi yoxlanılmış barkoda və (və ya) QR-koda malik etibarnamələr və “Mobil notariat” tətbiqi vasitəsi ilə elektron qaydada rəsmiləşdirilmiş etibarnamələr istisna olmaqla) saxlanılması üçün qovluqlardan istifadə edilir.
3.2. Qovluqların üz qabığına elektron imza sahibinin adı, soyadı, atasının adı, ona verilmiş elektron imza üçün sertifikatın seriya-nömrəsi, sertifikatın bağlı olduğu VÖEN yazılmış kağız yapışdırılır.
3.3. Qovluğun içəri tərəfinə xüsusi cib qoyulur. Bu cibə qovluqda saxlanılan sənədlərin siyahısı və hər sənədin vərəqlərinin sayını əks etdirən mündəricat qoyulur. Mündəricatın forması Qaydaların əlavəsində verilmişdir.
4. ASXM-in fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin rəflərdə yerləşdirilməsi
4.1. ASXM-in fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin saxlanıldığı qovluqlar arxiv otağında rəflərə yerləşdirilir. Qovluqlar sertifikatların bağlı olduğu VÖEN-lərin verilmə tarixi nəzərə alınmaqla ardıcıl olaraq rəflərə düzülür. Bu halda ilk növbədə inzibati ərazini göstərən ilk iki rəqəm, sonra isə sıra sayını göstərən rəqəmlər nəzərə alınır. VÖEN olmadığı halda isə qovluqlar imza sahibinin soyadı, adı və atasının adı nəzərə alınmaqla əlifba sırası ilə düzülür.
4.2. Qovluqlar rəflərə elə yerləşdirilməlidir ki, imza sahibinin adı, soyadı, atasının adı, elektron imza üçün sertifikatın seriya-nömrəsi və sertifikatın bağlı olduğu VÖEN aydın görünsün.
5. Arxiv otağının işinin təşkili
5.1. Qovluqların, qeydiyyat jurnallarının arxiv otağına qəbul edilməsi, xidməti zərurətlə əlaqədar arxiv otağından verilməsi və arxiv otağına qaytarılmasının uçotu arxiv otağına məsul şəxs tərəfindən aparılır.
5.2. Qovluqların, qeydiyyat jurnallarının arxiv otağından verilməsi və arxiv otağına qaytarılmasının uçotu AVİS-in müvafiq altsistemində aparılır.
6. Arxiv otağına məsul şəxsin işinin təşkili
6.1. Arxiv otağında olan qovluqlardakı vərəqələrin sayına nəzarət etmək, onların dəyişdirilməsinin qarşısının alınması məqsədi ilə arxiv otağına məsul şəxs, üzərində vergi orqanının adı, qeydiyyat sənədlərinin arxiv otağı, səhifə və imza sözləri yazılmış xüsusi ştampla təchiz edilir.
6.2. Arxiv otağına məsul şəxs qəbul etdiyi qovluqdakı sənədlərin vərəqlərinin aşağı sol küncünə ştamp vurur, ştampın “səhifə” sətrində artan sıra sayı ilə vərəqin nömrəsini qeyd edib imzalayır. Sənədlər dəstlənib yuxarı sol küncündən kağıztikənlə tikilir.
6.3. Arxiv otağına məsul şəxs qovluqların, qeydiyyat jurnallarının uçotu işlərini AVİS-in müvafiq altsistemində aparır.
6.4. Arxiv sənədlərinin itməsinin, korlanmasının və məhv olmasının qarşısının alınması arxiv otağına məsul şəxs tərəfindən təmin edilir.
7. ASXM-in fəaliyyəti ilə bağlı sənədlərin qovluğunun açılması və arxiv otağına təhvil verilməsi
7.1. ASXM-in səlahiyyətli şəxsi tərəfindən bu Qaydaların 3.1-ci və 3.2-ci bəndlərinin tələblərinə əməl edilməklə müvafiq qovluq açılır. Səlahiyyətli şəxs qovluğa tikilmiş sənədlərin siyahısını əks etdirən mündəricatı tərtib edib imzalayır və qovluqla birlikdə arxiv otağına təhvil verir. Eyni zamanda, proqram təminatı tərəfindən avtomatik hazırlanan reyestr kitabının müvafiq vərəqi çap edilir və arxiv otağına təhvil verilir.
7.2. Yeni qovluğu arxiv otağına təhvil verənin iştirakı ilə mündəricat üzrə təhvil verilən sənədlərin vərəqələrinin sayı yoxlanılaraq arxiv işinə məsul şəxsin ştampı vurulur, ştampın “səhifə” sətrində artan sıra sayı ilə vərəqələrin nömrəsi qeyd edilir və məsul şəxs tərəfindən imzalanır.
7.3. Yeni qovluğu arxiv otağına qəbul edən arxiv işinə məsul şəxs mündəricatı müvafiq sətirdə (sətirlərdə) imzalayıb qeydiyyat iş qovluğunun cibinə qoyur.
7.4. Arxiv otağına məsul şəxs qovluqla birlikdə qəbul etdiyi qeydiyyat jurnallarının müvafiq kitaba tikilməsini təmin edir.
8. Qovluqların, qeydiyyat jurnallarının arxiv otağından verilməsi və arxiv otağına qaytarılması
8.1. Qovluqlar, qeydiyyat jurnalları ancaq zərurət yarandığı hallarda müvafiq səlahiyyətli şəxslərə verilir.
8.2. Qovluqların, qeydiyyat jurnallarının arxiv otağından götürülməsi və qaytarılması üçün arxiv otağına məsul şəxs və işçi tərəfindən AVİS-də müvafiq əməliyyatlar yerinə yetirilir.
8.3. Qovluqların, qeydiyyat jurnallarının vergi orqanının digər struktur bölmələri tərəfindən istifadə olunmasına yol verilmir. Zərurət yarandıqda, qovluqlara və ya kitaba tikilmiş sənədlər (vərəqlər) ancaq surəti çıxarılıb təsdiq edilməklə digər struktur bölməyə təqdim olunur.
9. Hüquqi qüvvəsi ləğv olunmuş sertifikatlar üzrə müvafiq qovluqların saxlanılması
9.1. Hüquqi qüvvəsi ləğv olunmuş sertifikatlar üzrə müvafiq qovluqların saxlanılması üçün arxiv otağında xüsusi yer ayrılır.
9.2. Hüquqi qüvvəsi ləğv olunmuş sertifikatlar üzrə müvafiq qovluqlar ləğv edilmə tarixi nəzərə alınmaqla ardıcıl olaraq rəflərə yığılır.
9.3. Hüquqi qüvvəsi ləğv olunmuş sertifikatlar üzrə müvafiq qovluqların saxlanılması müddəti 75 ildir. Bu müddət bitdikdən sonra ləğv olunmuş sertifikatlar üzrə müvafiq qovluqlar ASXM tərəfindən aktlaşdırılaraq məhv edilir.
Çap et